如何建立标准化管理长效机制

电话订货、电子结算、网上订货已经向网上订货、网上结算和网上配货过渡，现代物流亦向专业化、智能化、可视化方向发展，物流管理的科技含量日益提升，方式、方法亦不断升级。因此，建立卷烟物流长效管理机制，不仅是现代物流飞速发展的必然，更是优秀市公司创建的迫切需要。 一、建立物流管理长效机制的意义 建立物流管理长效机制，必须要加强和完善物流发展规划，要在立足现有硬件和软件的基础上，针对区域实际情况，制定物流管理三年到五年发展规划。合理布局卷烟配送网络，开展示范配送线路及示范分拣线和示范岗活动。 同时，要运用科学的方法，减少运输环节，提高配送效率，压缩物流成本，促进节能减排。目前，淮安烟草在全市范围内实行的“县区一日制送货法”，不仅打破了卷烟配送的行政区划，而且还优化了配送线路，人力、物力、财力的节省是有目共睹。因此，建立物流管理长效机制，不仅是淮安烟草现代物流管理的需要，更是创建优秀市级公司、实现淮安烟草健康有序发展的需要。 实现物流长效机制管理，有利于提升物流管理效率。让物流管理和对标有机结合，实现物流高速高效运转，成本不断降低，促使物流管理能够走上良性循环的快车道，为淮安烟草的发展和跨越奠定良好的基础。 实现物流长效机制管理，有利于提升物流配送效率。让物流配送在长效机制的引领下，让配送车辆、配送人员、配送线路和配送效率在机制的引领下科学运作，达到资源最大化利用的目的，为物流管理工作提供必要的保障。 实现物流长效机制管理，有利于提升卷烟分拣效率。物流分拣人员基本上是以素质偏差、文化偏低的“两偏”人员为主，没有科学地管理机制，很难激发这类人员的工作激情和主动工作的积极性，通过建立长效管理机制体系，可以有效实现对分拣人员的规范，让被动接受变为主动遵守。 实现物流长效机制管理，有利于提升卷烟仓储管理水平。卷烟仓储的安全管理，是企业生存和发展的命脉，一着不慎，就能造成满盘皆输的局面。仓储管理的面非常广，涉及到防盗、防霉、库容、入库、出库和扫码等众多环节，一旦对该项工作有所疏忽，就会使整个工作处于被动。 同时，随着淮安烟草物流飞速发展，市场不断变化，零售需求逐渐递增，物流机制如果因循守旧，一成不变，很难适应企业、市场和消费需求的变化。因此，不仅要建立物流长效机制，还要使机制随着时间的变化而变化，这样才能适应行业的变化、社会形势的发展。 淮安烟草物流中心通过争创优秀地市公司活动，运用科学的管理手段和有效载体，丰富创优内容，拓展创优形式，深化创优内涵，大大激发了全体物流员工的工作热情、创优激情和队伍活力，营造了良好的工作氛围，提升了全员工作效率和工作能力；同时，通过创优活动，建立物流管理长效机制，促进了物流管理工作向规范物流、科技物流和智能物流方向迈进。为“物流管理上水平”，从而推动淮安烟草健康、持续、协调发展。 二、建立物流管理长效机制的作用 建立和完善物流管理长效机制，并且发挥好其重要的作用，才能使现代物流在机制的引领下扬帆远航。近年来，淮安烟草物流配送中心对长效机制进行了有益的探索，并针对目前全系统上下开展的创优工作，进行进一步地完善和升华，使长效管理机制不仅能够引领现代物流促规范、上台阶，更能够和创优进行有效融合，发挥了长效机制在创优中的重要作用。 一是可以规范员工行为。俗话说“没有规矩，不成方圆”。有了规范，不去遵照执行，就会使机制成为钉在墙上，挂在嘴上的空头理论。因此，建立机制，还要用机制去约束员工言行，做到行有规范，动有机制，并且要坚持机制管理的长效化，不能视作是企业的短期行为。才能使优秀市公司的创建工作，在机制的引领下得到提高、升华。 卷烟物流中心作业人员多，涉及的事务杂，加之送货人员整天在送货路与市场上往返，一旦管理工作不到位，很容易酿成大错。所以，建立和完善物流长效管理机制可以有效解决物流作业人员怎么做和做什么的问题，达到有章可循，有据可依的目的。 二是可以提升工作效率。管理工作不到位，会造成物流作业人员等、靠、看的心理，这样，就会出现作业效率不高、工作不到位、质量降低、管理真空的现象。而长效机制建设有效解决了部门之间、岗位之间推诿扯皮现象；有效解决了干与不干一个样、干多干少一个样、干好干坏一个样的不良心态；有效解决了学与不学一个样、学好学坏一个样的工学矛盾。激发了全员争先优创的热情，大大提高了工作效率。 同时，通过物流管理长效机制建设，可以将物流中心的收货验货、储存保管、装卸搬运、卷烟分拣、卷烟配送、电子结算、信息处理等作业有机地结合起来，形成多功能、集约化和全方位的进出货与服务枢纽，大大减少了人员、部门和企业内外接的衔接问题，增加信息传递的便捷性，达到节约时间成本，提升工作效率的目的。 三是可以提升客户满意度。为客户作想，让客户满意这是烟草行业对员工最基本的要求。物流员工，特别是一线配送人员，整天和市场、和客户打交道。一旦工作和服务不到位，很容易造成零售客户不满，甚至会引发客户投诉。建设和完善长效机制，要把客户满意放在第一位。其满意度不仅包含卷烟包装质量、售后服务，还包含卷烟配送的时效性和客户服务的有效性，不是把卷烟一送了之，而是要送去烟草公司的形象和温暖。高效完善的配送服务包括配送人员的服务态度、是否送达客户指定的位置、售后服务工作是否做得完美等等，通过机制的建设来规范这些服务流程，从而提升企业品牌形象以及强化零售客户对行业的忠诚度。 四是可以降低物流运营成本。通过建立和完善物流管理长效机制，可以实现集约化管理，规模化经营，专业化配送，标准化服务的模式。通过建立和完善长效机制，可以科学合理地调配资源，达到资源最大化利用；可以提高卷烟配送服务质量，达到提升企业服务形象和社会形象的目的；可以最大限度地减少送货环节，达到科学配置送货线路，减少配送流程，提高配送效率；可以缩短卷烟配送时间，达到提高服务效率，提升客户满意度；可以最终达到降低物流成本，提高配送效率的目的。 五是可以提升核心竞争力。事实与实践已经证明，由于建立和完善长效机制，卷烟物流能够大幅度降低企业的总成本，加快企业资金周转，减少库存积压，促进利润率上升，从而给企业创造可观的经济效益。因此，把企业的物流管理当作一个战略新视角，变为现代企业管理战略中的一个新的着眼点，通过制定各种物流战略，建立和完善长效机制，从卷烟物流这个企业最大的能耗部门来寻找通往节能降耗的最佳出路，以增强企业的竞争力。 三、建立物流管理长效机制的对策 长效机制不是万能，不可能一劳永逸，一成不变的。要随着时间和形势的不断变化而进行丰富、更新和完善。这就要求我们改变传统思维、传统工作模式，不断进行制度创新，建立起管理和服务的长效机制，才能真正发挥好现代物流的重要作用，让优秀物流管理为优秀市公司创建打好基础。 一是要建立安全管理机制。企业运营，安全为先。要从讲政治、保稳定、创和谐、促发展的高度，充分认识做好安全工作的重要性和紧迫性，牢固树立安全发展理念，把安全工作始终摆在重中之重的位置，研究新时期安全工作的新特点，探索新规律，新课题，创造新水平。不断加强新形势安全工作研究，创新教育载体、创新监管机制，创新管理手段，努力实现由传统的事后管理到现代的预防管理转变。要立足“三个创新”，即教育创新、机制创新和手段创新；抓好“三项工作”，即加强物流建设标准化工作、抓好安全隐患排查工作、强化重点环节管理工作。 教育创新：安全教育是防范事故的治本之策。要针对不同岗位特点、不同个性需求，不同的安全重点，开展有针对性的培训、教育、演练活动，提高干部职工安全防范能力。 机制创新：建立以安全责任制和责任追究制为主体的安全责任机制；建立定性与定量相结合的安全绩效考核机制；建立预防在前、防范在先的安全预警机制。 手段创新：坚持科技兴安，不断加大安全投入，运用先进的安全防范设施、设备，应用现代科技手段，提高对事故的预防控制能力，做到以信息化促进安全工作，以高科技保障安全工作。 物流建设标准化：以强化职业健康安全管理体系建设为抓手，完善危险源辨识、运行控制、检查评价等基础安全管理标准，健全各项规章制度，细化各项工作流程，做好制度管人，流程管事，规范运行等各项工作。 安全隐患排查：采取定期检查与不定期检查，集中检查与个别检查相结合的方法，全面排查事故隐患，落实整改措施。要建立台账、跟踪落实，实行“四定”整改制度，及时消除隐患，真正使安全工作不留死角、不出空档。 重点环节管理：要切实加强对物流配送车辆、基建工程及中心安全的管理工作。实现人、机、物的有序管理，降低生产现场安全风险；继续加强“四防、四制”工作，提升防盗、防抢、防火等防范能力；切实加强物流配送过程安全防范工作，努力保证人身、财产等安全。 二是要建立车辆管理机制。卷烟物流管理，最重要的就是和配送车辆打交道，车辆管理工作到位与否，是保障物流健康、畅顺运转的关键。 首先，突出一个“明”字。明确责任，解决配送员工的工作不规范的问题。其次，突出一个“宣”字。加大学习宣传力度，增强员工的规范意识。要坚决消除“少数人贯，多数人看”的现象，动员配送员工从思想上投入到“贯标”工作中来，让标准铭刻到每个配送员工的脑海中，落实在具体行动上。在推进过程中要让配送员工进一步加深对7S现场管理贯标工作的了解，增强不断学习标准体系的积极性和自觉性，解决配送员工思想意识问题。第三，突出一个“考”字。加大检查考核力度，提高7S管理标准体系执行力。要建立健全考核激励机制和奖惩措施，把执行标准体系作为对配送员工业绩评定的重要内容，纳入月度目标考核，并将考核结果与员工工资奖金挂钩，调动配送员工开展贯标工作的积极性、主动性。第四，突出一个“改”字。加大持续改进力度，提升7S现场管理水平。要依据7S现场管理运行质量、效率、成熟程度进行客观分析与判断，识别差异、揭示弱项，进行纵向、横向比较，不断发现7S现场管理运行存在的问题并寻找改进办法，促进配送基础管理水平的提升。 搞好7S现场管理贯标工作，可以进一步根除配送员工的“懒、散、拖、拉、脏、乱”现象，规范了配送员工工作行为，增强了配送工作规范意识，提高了配送工作标准和工作效率，切实展示了配送整体队伍的良好形象。 三是要建立现场管理机制。现场管理水平的高低是衡量一个企业整体管理水平的一把尺子，是领导者管理水平和能力的一面镜子，是劳动效率和服务水平高低的真实体现，也是员工综合素质的综合反映。在劳动岗位上要实施“四定一考”标准化，即岗位职责标准、工作流程标准、现场管理标准、员工管理标准和考核激励标准。在工作实践中要下功夫抓好“三区”、定好“三位”、落实“三员”和实行“三考”。抓好“三区”，即商品入库区、商品出库区、商品分拣区。定好三位，即确定商品摆放位置、设备摆放位置、物料摆放位置。落实三员，即保管员、分拣员、搬运员。实行三考，即自考、互考、综合考。并且强化六个标准：一是岗位职责标准。主要内容是岗位设置、岗位名称、岗位人数和岗位的基本职责；二是岗位流程标准。对不同的岗位从定员方式、岗位名称、员额管理等方面制定出规范的标准，明确每个岗位的定员和基本职责；三是商品管理标准。主要内容是入库区、出库区和分拣区商品摆放标准。即商品摆放在什么位置、商品与商品摆放的距离精确到厘米，从点点滴滴体现“工作因细致而卓越”的工作作风；四是设备管理标准。把三个区域设备的位置进行具体规定。如叉车使用后停放时，车距要精确到厘米；五是物料管理标准。对每个托盘的摆放位置要精确到厘米。对托盘摆放数量精确到个。对周转箱摆放开口朝向、层高和长度要有具体标准；六是安全管理标准。针对商品、设备和物料的安全，要制定不同的管理标准，用标准来检验日常管理工作的落实；七是员工管理标准。员工行为标准内容包括环境卫生、衣着气质、工作态度和工作作风。 四是要建立破损管理机制。为避免卷烟配送中破损情况发生，要从各个环节产生破损卷烟的原因入手，强化卷烟在库在途的管理，加大卷烟进货、分拣、配送等各个环节的控制、监督力度，降低卷烟破损率。首先，要加强卷烟破损原因分析，统计过去一年卷烟破损的数量，分析破损的主要环节和原因；其次，加强对卷烟出入库环节管理。实施入库前卷烟物品外观检查，把好入口关。开展出库配送卷烟完整性检查，把好出口关，杜绝破损卷烟的流通；再次，要加强分拣操作环节管理。进一步加强分拣人员按规定操作执行力度，将轻拿轻放的要求贯穿于分拣各个环节，减少人为破损因素。最后，要加强设备故障环节管理。对因包装机挤压的卷烟问题进行及时升级改造，杜绝破损卷烟出库。另外，要加强送货装车环节管理。