流程问题原因及解决方案?
(一)流程设计成果往往会在很多条件尚不具备的条件下开始实施。原因在于:
第一,企业的运营体系与企业的战略、组织、绩效管理等都密切相关,而我们很难在企业的各个层面同时进行变革,必然有个先迈出哪只脚的问题。比如说,我们推进流程变革时,我们用的可能仍然是原有的岗位职责权限体系或者绩效管理方法。
第二,对于规模较大的组织,流程的实施需要持续性的培训、跟踪、统计、评估等工作,我们很难有足够的资源保障同时对整个组织进行流程变革。比如说,某公司营销系统首先进行流程变革,则营销系统流程与研发、采购、财务等业务及职能模块对接时,就可能会出现一些新旧流程更替造成的接口问题。
因此,在流程设计的时候可以系统思考,但在实施过程中,只能是“花开几朵,各表一支”了。咨询顾问以及客户方项目对接人员必须对此有清醒的认识,并作好准备。
(二)无论流程设计内容是否合理,在实施的初期往往会有效率的下降。对新流程内容、接口、角色权限的不熟悉以及对原有工作习惯的改变都会导致效率的降低。因此,如果在方案实施时出现了一定程度的混乱,我们应该应该认识到这是正常现象,不能因此而急于否定方案或终止实施进程。当然,如果方案本身是科学的话,那么随着对新流程的适应,企业运营效率会重新恢复并高于原来的运作水平。
流程实施保障措施
(一)高层的重视。方案的实施最好有最高领导的公开授权,尤其是在组织较为僵化的机构里,即使是对日常的工作,也存在着推诿的心态,何况是新的职责、权限等内容,因此高层有必要对流程的推行者公开赋予较为充分的权力,因为他们的权威很大程度上代表了新流程,对变革人员的充分授权实际上是最高管理者对流程的重视。
(二)绩效管理的有效结合。流程建设应始终把实施效果作为检验方案有效性的唯一标准,因此实施初期应避免陷入到方案合理性的论证中去,保持一定的强制性。高层的重视可能会让大家从心态上重视实施工作,但在实际工作中,迫于绩效指标的压力,一些员工又往往会有意无意的把实施工作放到次要的位置,而将流程实施的工作要求体现到日常绩效管理中,可以从制度层面保障流程建设的执行力度与执行效果。
(三)信息化的跟进。在流程方案贯彻实施过程中,必须尽快实现信息化的跟进,一方面可作为流程固化与保证强制性的手段,另一方面则可实现对调整后流程运转过程中大量的数据获取、数据传递、数据储存、数据查询、数据统计分析的支持。否则流程的运行状态将不能持久,运行效果也将大打折扣。